Een administratief medewerker houdt zich bezig met de (financiële) administratie van een organisatie. Hij of zij verricht voornamelijk ondersteunende werkzaamheden. Bij kleine organisaties is de medewerker meestal ook verantwoordelijk voor de hele administratie. In dit artikel vertellen we je wat een administratief medewerker doet en geven we een succesvol voorbeeld van een motivatiebrief.
Wat doet een administratief medewerker?
Het beroep ‘administratief medewerker’ is een functiegroep bestaande uit drie functies:
- secretarieel medewerker en secretaresse
- receptionist en telefonist
- medewerker bedrijfsadministratie
Waar bij de eerste functie de nadruk ligt op het opstellen, uitwerken en afhandelen van schriftelijke dan wel mondelinge communicatie en correspondentie, ligt bij de tweede juist de nadruk op het ontvangen van bezoekers dan wel goederen en het verwerken van telefoonverkeer. Een medewerker bedrijfsadministratie daarentegen houdt zich binnen een bedrijfsomgeving bezig met zaken als archivering, debiteurenbeheer en verwerking van de formulierenstroom.
De precieze taken en verantwoordelijkheden van een administratief medewerker zijn afhankelijk van het bedrijf waar de persoon werkt. Daarnaast verandert de functie door de tijd heen. Je kan de taken van een administratief medewerker globaal opdelen in twee categorieën: financieel administratieve taken en secretarieel administratieve taken.
Past het beroep administratief medewerker bij jou?
Als administratief medewerker is het belangrijk dat je bepaalde vaardigheden bezit. Zo ben je iemand die goed kan luisteren en de juiste vragen kan stellen. Daarnaast ben je punctueel; je houdt van structuur en orde. Ook is het belangrijk dat je goede basisvaardigheden op de computer bezit. Ben je enthousiast geworden en herken je jezelf hierin? Dan is het nu tijd om op deze administratief medewerker vacature te solliciteren. Maar hoe doe je dat?
Voorbeeld sollicitatiebrief administratief medewerker
Tip 1: Check waar een goede sollicitatiebrief aan moet voldoen
Onze eerste tip gaat over het schrijven van de motivatiebrief. Het is belangrijk dat je in jouw brief vrijwel direct vertelt waarom de functie jou op het lijf geschreven is. Daarnaast raden wij je aan niet al te veel jargon en afkortingen in je sollicitatiebrief te gebruiken, tenzij ze ook in de vacature worden genoemd. Gebruik korte zinnen en zorg ervoor dat je de brief aan de juiste contactpersoon adresseert. Tot slot is het goed om je sollicitatiebrief af te sluiten met een call to action, bijvoorbeeld dat het je interessant lijkt dat het bedrijf contact met je opneemt voor een kennismakingsgesprek.
Tip 2: Curriculum vitae (cv) online plaatsen
Onze tweede tip: plaats je cv online. Met een online cv maak je nog meer kans op het krijgen van een baan als administratief medewerker, omdat je dan eerder wordt benaderd door bedrijven waarvan jij bijvoorbeeld het bestaan niet afwist. Een cv plaatsen op een online vacaturebank gaat vaak heel snel en eenvoudig. Net als een ‘offline’ cv, dient een online variant op te vallen en up-to-date te zijn.
Tip 3: Scholing
Om als administratief medewerker aan de slag te gaan, dien je in de meeste gevallen een mbo-diploma op zak te hebben. Je kunt hierbij denken aan een diploma voor de opleiding voor administratief medewerker, bedrijfsadministratief medewerker, financieel administratief medewerker, frontoffice medewerker of secretaresse. Je kunt natuurlijk ook een cursus of training volgen, zodat je over de juiste kennis voor deze functie beschikt.
Heb je vragen over één van onze administratief medewerker vacatures? Neem dan gerust contact met ons op. Wij staan je graag te woord!
Gratis voorbeeld sollicitatiebrief administratief medewerker
Stap 1: begin met de juiste adressering
Doe onderzoek naar de organisatie. Is het een formele of een informele organisatie? Als het een formele organisatie is dan begin je met een adressering zoals: ‘geachte heer, mevrouw (achternaam)’, staat de organisatie bekend als informeel, dan kan je ook kiezen voor ‘goedemorgen/goedemiddag + voornaam’. Mocht er geen naam bij de vacature staan, dan kan je ook bellen naar de organisatie om te vragen aan wie de sollicitatiebrief gericht moet zijn.
Stap 2: inleiding
Beschrijf waar je de vacature bent tegengekomen en waarom je reageert. Benoem bijvoorbeeld iets wat je heel erg aanspreekt in de vacature of het bedrijf. Houd de introductie kort (1 à 2 zinnen is voldoende).
Stap 3: motivatie
In deze alinea beschrijf je uitgebreider waarom jij wilt werken bij deze organisatie. Laat zien dat je je hebt ingelezen en refereer naar zaken die je op de website hebt gelezen. Wat is het probleem/de uitdaging van de organisatie en de specifieke functie en hoe kun jij hieraan bijdragen?
Stap 4: waarom geschikt
Vertel hier meer over jouw opleiding en relevante werkervaring. Probeer dit zo concreet mogelijk te maken. Heb jij goede praktijkvoorbeelden waarom jij voldoet aan de functie-eisen? Benoem deze dan zeker. Ga hier ook verder in op jouw sterke eigenschappen en wat je wil leren bij de organisatie.
Stap 5: afsluiting
Houd de afsluiting kort en bondig. Laat weten dat je enthousiast bent, graag verder kennis wilt maken en dat je zaken uit je motivatiebrief verder kunt toelichten waar nodig.
Tip: Gebruik dit voorbeeld voor verschillende branches
Door een paar simpele aanpassingen kan je dit voorbeeld van de motivatiebrief gebruiken voor verschillende branches. Zo kan jij als administratief medewerker solliciteren bij de overheid, het bankwezen, advocatenkantoren etc.